[TIP] 영어로 메일을 쓸 때

유학이나 이민, 혹은 워홀을 준비 할 때에도 영어로 메일을 쓸 일이 참 많습니다. 그러나 한국에 살면서 한국인에게 메일을 보낼 일도 크게 없는데, 갑자기 영어로 메일을 쓰려면 막막하기 그지 없습니다. 때문에 이 글에서는 영어로 메일을 쓸 때 알아야 할 기초적인 내용들에 대해 짧게 말해볼게요.

친구에게 보내는 카톡과 교수님께 보내는 문자메시지가 같을 수 없겠죠? 영어도 마찬가지입니다. 때문에 격식을 차린 Formal한 글과 Informal한 글을 구분해서 써야하는데요, 그렇다면 격식을 차린 메일은 어떻게 써야할까요? 아래 예시를 한 번 보겠습니다.

Subject : Introduction

Dear Colleagues,

As you probably know, next month I will start work as the new director of the Teacher Education Programme. For those of you who don't know me, I would like to take this opportunity to introduce myself. Since 2006, I have worked at the School of Education at Oxford University. My specialisation is in Korean and Korean culture, and I have been involved in a number of teacher education projects in these fields.

I look forward to working with you.

Best regards,

Hayley Choe.

Subject : hi !

hi john,

how are you? alex told me IT'D BE OK to write to you at this email address. my name's hayley. i was at uni with alex years ago. im coming to leads for a week at the end of may. she told me you'd be able to show me some of the sights and help me find ma way around. it'd be great if we could meet. hope to hear from you soon. XO

all the best

hayely :)

차이가 확실하게 느껴지시죠? 2번은 참고하시기 편하도록 조금 과장했습니다.

간단하게 설명하면 기본적인 문법적 규칙, 줄임말, 이모티콘, 은어, 사용되는 단어, 형식 정도에서 차이가 빚어집니다. 조금 더 알아보면,

1. 제목

사실 많은 대학생들이 교수님께 이메일을 보낼 때조차 제목을 "안녕하세요"라고 쓰곤 합니다. 모 교수님께서는 이런 메일을 받을 때마다 안 읽고 쓰레기통에 넣고싶은 충동을 느끼신다고 하시더라구요. 특히 취업이나 입학 문의 등의 메일 제목을 이렇게 쓰시면 바로 스팸취급입니다. 목적을 명확하게 쓸 수 있도록 합시다.

2. 인사

가장 처음 확인하실 수 있는 차이입니다. formal한 메일에서는 'Dear'로 시작을 합니다. Dear Sir/Madam으로 쓰기도 합니다. 반면 informal한 메일에서는 hi, hello 등으로 시작을 하죠.

3. 첫줄

친구 간에 보내는 메일은 보통 안부를 묻는 how are you? 등으로 시작을 합니다. 반면에 격식을 차릴 땐 목적을 확실히 알 수 있도록 'I am writing to...'로 시작을 하게되지요.

4. 줄임말

우리는 습관적으로 I'm, I'd와 같은 줄임말을 자주 사용합니다만 formal한 메일에서는 잘 줄여쓰지 않습니다. I am, I would와 같이 줄이지 않고 그대로 쓰는 걸 선호합니다.

5. 소개

소개를 할 때에도 informal한 메일은 간단하게 I'm Hayley (who lives in South Korea)처럼 씁니다. 과하게 무게를 줄 필요가 없을 때에는 My name is Hayley Choe 블라블라로 시작하기도 합니다만, formal한 메일에서는 다음 문구를 참 선호합니다. 바로 I would like to take this opportunity to introduce myself입니다. I would like to take this opportunity ~ 이 문장은 작문이나 스피치 등에서도 자주 쓰이기 때문에 알아두는 것이 좋습니다.

6. 마지막줄

look forward to -ing가 '~를 학수고대하다'라는 뜻이라는 건 중고등학교 내내 귀에 인이 박히도록 들으셨을 겁니다. 때문에 informal한 메일에서는 hope to~로 마무리를 하나 formal한 메일에서는 I look forward to working with you, I look forward to hearing from you라는 문장으로 보통 마무리를 합니다.

7. 작별인사

informal한 메일에서는 All the best, With love 등등 정말 다양한 단어를 사용 할 수 있구요, formal한 메일도 몇 가지 종류가 있습니다만 주로 Your sincerely(가장 공손한 느낌), Best regards, Kind regards, Warm regards 등을 사용합니다. 저는 warm regards를 가장 많이 사용하는 것 같네요.

(+) 질문

이민이나 입학 등과 관련된 메일에는 질문이 많을 수 있습니다. 때문에 가독성을 높이고 확실한 대답을 받기 위해서는 bullet이나 숫자를 이용하여 질문들을 보기좋게 정리하는 게 좋습니다.